สรุป OAS,DSS MIS,TPS,ESS,KWS

ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศแบบต่างๆ

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation System : OAS)

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems- OAS)  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงาน ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้นผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์

เป็นระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ

1. รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร (FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น

2. รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น

ระบบสำนักงานอัตโนมัติช่วยให้การทำงานในสำนักงานคล่องตัวขึ้น เช่น ในอดีตลูกค้าจะสั่งสินค้าโดยบันทึกความต้องการลงบนกระดาษแล้วพนักงานขายจึงถือกระดาษนั้นไปยังฝ่ายการตลาด เพื่อนำสินค้าออกมาแต่ในปัจจุบันลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่บ้าน หรือจากที่ใดของโลกได้โดยผ่านระบบ QAS และก่อให้เกิดระบบพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ขึ้นนั่นเอง

ระบบ QAS มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ

1.  Networking System คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร
2. Electronic Data Interchange คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย
3. Internet คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่
4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง 2 ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ

·       Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกันสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

·       Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารทั่วไป

ฐานข้อมูลความรู้เพื่อการจัดการ ( Knowledge Work System  : KWS )

ใช้สนับสนุนการทำงานของพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูง(Knowledge Workers) เช่น วิศวกร แพทย์ นักกฎหมาย นักวิทยาศาสตร์ เป็นพนักงานกลุ่มที่มีความรู้สูงได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการ ระบบนี้ ใช้รับผิดชอบการสร้างข่าวสารให้เป็นประโยชน์ หรือองค์ความรู้ใหม่ ๆ

ขั้นตอนการพัฒนาฐานความรู้เพื่อการจัดการ (Knowledge Management Systems: KMS) มี 4 ขั้น

•  Creation         - สร้าง            
•   Storage          - จัดเก็บ
•  Distribution    - เผยแพร่                      
• Application    - จัดการ

กระบวนการในการสร้าง KMS ประกอบด้วย 4 ระยะ คือ

1.             Infrastructural Evaluation ขั้นการวางโครงสร้างพื้นฐานของการจัดการความรู้

2.             KM System Analysis, Design and Development ขั้นการประเมินระบบ   การจัดการความรู้  การออกแบบ และการพัฒนา

3.             System Development ขั้นตอนการพัฒนาระบบที่ได้มีการประเมินแล้ว

4.             Evaluation ชั้นตอนการประเมินระบบการจัดการความรู้ที่ได้สร้าง

Knowledge Work System  ประกอบด้วยส่วนสำคัญ ดังต่อไปนี้

1. ฐานข้อมูลการจัดการลูกค้า และการตลาด

2 สารบัญฐานข้อมูลความรู้พื้นฐานและวิธีการจัดการลูกค้าขององค์กร

3. การเชื่อมต่อองค์ประกอบด้านบัญชี

4. การจัดการคลังสินค้า และการหมุนเวียนอุปกรณ์

5. การเชื่อมต่อฐานข้อมูลสิทธิลูกค้า (Authentication service management)

6. ระบบการจัดการผู้ใช้งานของ KWS

ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems -TPS)

        เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

วัตถุประสงค์ของ TPS

1) มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

2) เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว

3) เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้

4) เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS

หน้าที่ของ TPS มีดังนี้ (Haag et al.,2000:50)

1) การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน

2) การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา

3) การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น

4) การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน

5) การเก็บ (Storage) การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป
ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS มีดังนี้ (Turban et al.,2001:277)

•  มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

•  แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็นหลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนในการป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง

•  กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

•  มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

•  มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

•  TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

•  ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

•  ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

•  มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

•  ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง
กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ (Stair & Reynolds, 1999)

1) Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดยการรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)

2) Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง

3) Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันทีแต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)

        เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATM ทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATM โดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงินในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่อง ATM (Haag et al.,2000)

        นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้
หน้าที่ การทำงานของ TPS

•  งานเงินเดือน (Payroll)

- การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน

- การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ

- การออกเช็คเงินเดือนหรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง

•  การสั่งซื้อสินค้า (Purchasing)

- การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ

- การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์

•  การเงินและการบัญชี

- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ (Finance and Accounting)

- การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี

- การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ

•  การขาย (Sales)

- การบันทึกข้อมูลการขาย

- การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า

- การติดตามข้อมูลรายรับ

- การบันทึกการจ่ายหนี้

- การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า

• วัสดุคงคลัง

- การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน (Inventory Management)

- การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ

- การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information Systems:MIS)

              ในการใช้การประมวลผลรายการทำให้การประมวลผลการดำเนินการด้านธุรกิจทำได้รวดเร็วขึ้นและลด ค่าใช้จ่ายในการควบคุมงานลงได้ แต่จะเห็นได้ชัดว่าข้อมูลที่เก็บได้จากการประมวลผลรายการ สามารถช่วยให้ผู้บริหารนำมาใช้ในการตัดสินใจในการดำเนินงานได้ดีขึ้น จึงจำเป็นต้องพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานด้านการจัดการของผู้บริหารขึ้นเรียกว่าระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
               ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการหมายถึงกลุ่มของบุคคล, ขบวนการ,ซอฟต์แวร์, ฐานข้อมูล และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ถูกจัดการเพื่อใช้ในการจัดการสารสนเทศที่เกิดขึ้นเป็นประจำให้แก่ผู้บริหารหรือผู้ทำการตัดสินใจ จุดประสงค์หลักของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ อยู่ที่การดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพในด้านการตลาด, การผลิต, การเงิน และส่วนงานอื่นๆ โดยใช้และจัดเก็บข้อมูลลงในฐานข้อมูล 

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการผลิตรายงานด้านการจัดการ ซึ่งจะใช้ในการสนับสนุนการตัดสินใจในระดับปฏิบัติงาน, ระดับยุทธวิธี และระดับกลยุทธ์ โดยรายงานที่เกิดขึ้นมีหลายรูปแบบขึ้นอยู่กับระดับของการจัดการในองค์กร แบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก คือรายงานตามตารางเวลา (Scheduled Report), รายงานกรณียกเว้น (Exception Report) และรายงานตามคำขอ (Demand Report)
                1. รายงานตามตารางเวลา แสดงข้อมูลการดำเนินงานขององค์กรที่เกิดขึ้นตาม   ช่วงเวลา อาจจะเป็นช่วงรายวัน, รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี มีลักษณะคล้ายกับ ข้อมูลต้นฉบับที่ผ่านการประมวลผลมาจากหน่วยงานต่างๆ แต่เพิ่มการจัดกลุ่มข้อมูล และการสรุปข้อมูลลงไป เพื่อช่วยให้ผู้จัดการในระดับล่างสามารถตัดสินใจในการ ดำเนินงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ของผู้จัดการระดับสูงกว่าได้ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการ ด้านการผลิตต้องการรายงานรายวันของสินค้าที่มีตำหนิจากฝ่ายการผลิตและรายงาน รายสัปดาห์ของจำนวนชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์นั้น
                2. รายงานกรณียกเว้น เป็นรายงานที่เกิดขึ้นตามเงื่อนไขบางอย่าง ซึ่งมักจะไม่ปกติ   จึงจำเป็นจะต้องมี รายงานออกมา โดยในรายงานจะมีข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการใน การตรวจสอบหาสาเหตุของข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเท่านั้น เช่น ระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการทำการผลิตรายงานกรณียกเว้นเมื่อมีการทำงานล่วงเวลามากกว่า 10%  ของเวลาการทำงานรวมทั้งหมด เมื่อผู้จัดการฝ่ายผลิตได้รับรายงาน จะทำการหา  สาเหตุที่มีการทำงานล่วงเวลาเกินกว่าที่กำหนด ซึ่งอาจมีสาเหตุมาจากมีงาน การผลิตมากหรือเกิดจากการวางแผนงานไม่ดี ถ้าเกิดขึ้นจากการวางแผนไม่ดีแล้วจะได้ ทำการปรับปรุงแก้ไขแผนงานต่อไป
                3. รายงานตามคำขอ เกิดขึ้นตามคำขอของผู้จัดการในหัวข้อที่ต้องการ ซึ่งรายงาน อาจจะถูกกำหนดมาก่อนแล้ว แต่ไม่ทำการผลิตออกมาหรืออาจเป็นรายงานที่มีผลมา  จากเหตุการณ์ที่ไม่เคยคาดคิดมาก่อนใน รายงานอื่น หรือจากข้อมูลภายนอก เช่น  ถ้าผู้จัดการฝ่ายผลิตเห็นการทำงานล่วงเวลามากเกินกำหนดจากรายงานกรณียกเว้น  อาจจะทำการร้องขอรายงานที่แสดงถึงสาเหตุที่เป็นไปได้ในการทำให้เกิดการ  ทำงานล่วงเวลาเกินกำหนด อาจจะได้แก่รายงานที่แสดงงานในด้านการผลิตทั้งหมด, จำนวนชั่วโมงที่ต้องการในการทำงานแต่ละงาน, และจำนวนการทำงานล่วงเวลา ของแต่ละงาน จะเห็นว่ารายงานนี้จะต้องใช้ข้อมูลที่รวบรวมอยู่ในฐานข้อมูล เพื่อนำเสนอข้อมูลที่จำเป็นต่อผู้จัดการต่อไป

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Support System : ESS)

                  เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจประเภทหนึ่งซึ่งได้รับการพัฒนามาโดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารระดับสูงเพื่อสันบสนุนการตัดสินใจในปัญหาแบบไม่มีโครงสร้าง ผู้บริหารระดับสูงใช้ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยอำนวยความสะดวกรวดเร็วในการบริหารและตัดสินใจ โดยระบบจะให้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทันสมัยตามความต้องเพื่อในการกำหนดวิสัยทัศน์ ภารกิจ กลยุทธ์ วัตถประสงค์ และเป้าหมาย รวมถึงการวางแผนระยะยาว นอกจากนี้ระบบยังช่วนอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารและบุคลากรในองค์การและระหว่างองค์การด้วย ระบบ ESS ได้รับการพัฒนาให้มีความสามารถเหมาะสมและง่ายต่อการใช้งาน สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะ รวมถึงความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลของผู้บริหารระบบ ESS บางครั้งเรียกว่าระบบ EIS ซึ่งเป็นระบบที่ให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูงเช่นกันแต่ระบบ ESS ระรวมความสามารถเพิ่มเติมด้านการสื่อสารอิเล็กทรอนิกส์ การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการและการจัดลำดับงาน 

ลักษณะของระบบ ESS

                   ESS (Enterprise Support Systrem) ระบบสนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ถูกออกแบบมาช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงซึ่งใช้ในการวางแผนกลยุทธหรือแผนการดำเนินงานระยะยาวขององค์กร ระบบ ESS มีโครงสร้างที่เหมาะสมกับปัญหาทแบบไม่มีโครงสร้างจึงต้องเน้นที่ความอ่อนตัวในการทำงานและสนับสนุนการสื่อสารมากกว่าที่จะสร้างโปรแกรมประยุกต์ที่ออกแบบมาให้ทำงานเฉพาะด้านเหมือนในระบบ MIS เท่านั้น ระบบ ESS ใช้ข้อมูลทั้งจากภายนอกองค์กร เช่นตารางการประกาศใช้กฎหมายใหม่ กำหนดการชำระภาษี หรือข้อความโฆษณาจากบริษัทคู่แข่ง และข้อมูลภายในองค์กร โดยข้อมูลที่ได้นั้นจะถูกกลั่นกรองข้อมูลและนำเสนอเฉพาะส่วนที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงซึ่งจะเน้นการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ช่วยให้การนำเสนอมีความสะดวกและง่ายแก่การรับรู้มากที่สุดเช่น การใช้รูปภาพกราฟฟิก
              ระบบ ESS เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการคำนวณทั่วไปและการสื่อสารซึ่งจะตอบคำถามเช่น แนวโน้มการทำธุรกิจในอนาคตควรเป็นประเภทใดบริษัทคู่แข่งมีฐานะการดำเนินงานเป็นอย่างไร จะป้องกันผลกระทบจากสภาพเศรษฐกิจที่แกว่งตัวได้อย่างไร

ลักษณะของระบบ ESS

1. ให้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์ 
2. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน 
3. เชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลภายนอก 
4. สามารถประมวลผลในรูปแบบที่ไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า 
5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร 
6. มีระบบรักษาความปลอดภัย

เปรียบเทียบระบบ  ESS กับระบบสารสนเทศอื่น

ลักษณะของระบบ	ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารESS	ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS	ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS
วัตถุประสงค์หลัก	สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง	สนับสนุนการวางแผนและตัดสินใจ	ควบคุมตรวจสอบการปฎิบัติการและสรุปผลสภาพการณ์
ข้อมูลนำเข้า	ข้อมูลสรุปจากภายในและภายนอกองค์การ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับ ตัวบ่งชี้ผลการปฎิบัติงานขององค์การและปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ	รายงานวิเคราะห์เพื่อการตัดสินใจ การพยากรณ์ การตอบข้อถาม	รายงานสรุป รายงานสิ่งผิดปกติ สารสนเทศที่มีโครงสร้าง
ผู้ใช้	ผู้บริหารระดับสูง	ผู้บริหารระดับต่างๆ ผู้เชี่ยวชาญ นักวิเคราะห์	ผู้บริหารระดับกลาง
รูปแบบของการ ตัดสินใจ	มีการปรับเปลี่ยนโครงสร้างบ่อยรูปแบบไม่ชัดเจนหรือไม่มีโครงสร้าง	กึ่งโครงสร้าง และ ไม่มีโครงสร้าง	มีโครงสร้างแน่นอน
การใช้ข้อมูลสนับสนุน	ข้อมูลที่สนับสนุนการตัดสินใจทางอ้อม ไม่มีกฎเกณฑ์ แน่นอนตายตัวซึ่งขึ้นกับการเลือกนำข้อมูลไปใช้	ข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในสถานการณ์เฉพาะด้านหรือเฉพาะเรื่อง	ข้อมูลสนับสนุนตามรูปแบบและระยะเวลาที่กำหนด

ระบบช่วยตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)

     

ระบบช่วยตัดสินใจ หมายถึง ระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียมสารสนเทศ เพื่อช่วยในการตัดสินใจ หากเป็นการใช้โดยผู้บริหารระดับสูง เรียกว่า “ระบบสนับสนุนการตัดสินในเพื่อผู้บริหารระดับสูง” (Executive Support System : ESS) บางครั้งสารสนเทศที่ TPS และ MIS ไม่สามารถช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้จำเป็นต้องพัฒนาระบบช่วยตัดสินใจ DSS ขึ้น เพื่อช่วยในการตัดสินใจภายใต้ผลสรุปและการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งอื่น ทั้งภายในและนอกองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสินใจเกี่ยวกับการรวมบริษัท การขยายโรงงานใหม่ เป็นต้น

คุณสมบัติของระบบ DSS คือ
- ระบบ DSS จะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการการตัดสินใจ
- ระบบ DSS จะต้องถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
- ระบบ DSS จะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์
- ระบบ DSS มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์และมีเครื่องมือในการวิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
- ระบบ DSS ต้องเป็นระบบที่โต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่ายผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
- ระบบ DSS ต้องสามารถปรับให้เข้ากับความต้องการข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
- ระบบ DSS ต้องมีกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบ DSS ต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
- ระบบ DSS ต้องทำงานโดยไม่ขึ้นกับระบบการทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
- ระบบ DSS มีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารแบบต่าง ๆ

ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการที่กล่าวมานั้นอาจสรุปย่อ ๆ ได้ดังแสดงในตารางต่อไปนี้